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Ordnung am Schreibtisch

11. Januar 2013

Ordnung am Schreibtisch mit Bürosoftware

In einem Büro braucht es in der Regel nicht lange, bis sich zahlreiche Papiere angesammelt haben. Rechnungen, Quittungen, Stichwortzettel und Gesprächsnotizen müssen irgendwie sortiert werden, so dass sie schnell wiedergefunden werden. Gängige Ablagesysteme nehmen eine Menge Platz in Anspruch und stoßen mit der Zeit an ihre Grenzen, da auch sie auf lange Sicht unübersichtlich werden. Dank Computern und neuer Technologie können Sie das Chaos bewältigen. Mit einem einheitlichen System ist es möglich, dass auch in einem Unternehmen alle Mitarbeiter, die entsprechenden Unterlagen schnell und bequem finden können.

Neue Formen der Organisation

Untersuchungen haben ergeben, dass ein nicht unerheblicher Teil der Arbeitszeit in einem Büro mit der Suche nach Dokumenten und Notizen verbracht wird. Eine entsprechende Software kann helfen, diese Zeit sinnvoller zu nutzen. Büro-Software bietet den Vorteil, dass alle Dokumente nicht nur aufbewahrt, sondern auch zur Bearbeitung zur Verfügung stehen. Natürlich muss man sich in eine neue Software einarbeiten. Da man in Zukunft jedoch weniger Zeit mit der Suche und Neuorganisation von Papieren zu tun hat, wird sich diese auf lange Sicht auszahlen. Außerdem sind endlich die lästigen Zettel vom Schreibtisch verschwunden und man kann wieder ungestört arbeiten. Arbeits- und Organisationspsychologen warnen schon lange davor, dass permanente Unordnung sich auf das menschliche Nervensystem auswirkt, so dass Nervosität und Stress die Folge sein können.
Zudem bieten zahlreiche Unternehmen, Versicherungen und Banken an, Dokumente und Abrechnungen elektronisch zu versenden. Mit einer Software ist es gar nicht mehr nötig, diese erst in Papierform zu drucken. Sie können gleich am entsprechenden Ort gespeichert und so zugänglich gemacht werden. Auch Gesprächsnotizen, Termine und Absprachen können mit Hilfe der Bürosoftware übersichtlich geordnet werden.

Ordnung ist das halbe Leben …

Unterlagen, die sonst in einem Ordner abgeheftet werden, können dank der Software-Programme und eines Scanners auch im Computer in einem Ordner abgelegt werden, so dass sie immer griffbereit sind. Da in der heutigen Zeit ohnehin immer mehr Papiere ohne handschriftliche Unterschrift versendet werden, ist die Frage nach Kopie und Original hinfällig. Gewisse Dokumente, bei denen die handschriftliche Unterschrift von Bedeutung ist, sollten auf die herkömmliche Art und Weise aufbewahrt werden.
Bevor jedoch begonnen wird, die Dokumente auf dem Computer zu speichern, sollte man sich auch hier ein Ablagesystem überlegen. Je ordentlicher und überlegter das System ist, umso weniger Zeit wird später beim Suchen nötig sein. Die Benennung der Ordner und Dokumente ist daher von entscheidender Bedeutung. Moderne Büro-Software bietet meist einige Vorlagen, die bei der Organisation der Daten und Dokumente helfen, da sie sich auf die individuellen Bedürfnisse anpassen lassen.

Sicherung hat oberste Priorität

Wer in Zukunft sein Büro mit Hilfe des Computers und der entsprechenden Software vornehmen will, darf auf keinen Fall das Sichern vergessen. Festplatten können auch einmal Störungen aufweisen, so dass Daten verloren gehen können. Es ist daher immer ratsam, die Unterlagen auf mindestens einem separaten Datenträger, wie einer DVD oder einer externen Festplatte zu speichern. Im Idealfall sollten zwei zusätzliche Speichermedien verwendet werden. Diese benötigen zwar auch ein wenig Platz, im Vergleich zu den Unmengen an Ordnern fällt dies jedoch nicht weiter ins Gewicht.